LANJUTAN SOP FRONT OFFICE

Melanjutkan standar operasional prosedur front office <<<>>>
5.      Pelayanan selama tamu menginap :

1. Mengucapkan salam setiap bertemu tamu ( usahakan untuk mengingat dan menyebut nama tamu ).
2. Dengan ramah memberikan penjelasan kepada tamu apabila tamu meminta informasi.
3. Memberikan pertolongan yang diminta oleh tamu seperti menyewa sepeda, menyewa alat snorkeling, dll., serta menuliskan hal-hal ini dalam Log Book.
4. Menyediakan semua perlengkapan P3K ( Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan ) yang sering diperlukan ketika tamu snorkeling seperti Betadine, Perban, Obat Tetes Mata, dll.
5. Memberikan voucher internet gratis apabila diminta oleh tamu.

6.      Persiapan sebelum tamu check out :

• Mempersiapkan transportasi apabila ada permintaan dari tamu.
• Mempersiapkan bill-bill tamu secara detail.
• Check harga kamar dan lama tamu menginap sudah sesuai.
• Meminta Housekeeping  untuk check Mini Bar sebelum tamu meninggalkan kamar.
• Print bill tamu
• Berikan bill kepada tamu, sesuai dengan kamar tamu masing- masing beserta data pendukung seperti bill restaurant, spa, dll.

7.      Pembayaran :

• Apabila pembayaran secara tunai dalam bentuk Rupiah harus di check secara detail  di hadapan tamu.
• Apabila pembayaran dalam bentuk uang asing harus disesuaikan dengan kurs  rupiah yang berlaku.
• Pembayaran secara kartu kredit maupun kartu debit, saat melakukan transaksi nominal uang dilihat  secara detail supaya tidak terjadi kesalahan saat melakukan transaksi.
• Pembayaran secara city ledger, guest folionya di settle sesuai dengan nama Travel Agent yang membuat reservasi  tamu tsb.
• Complimentary (tamu tidak membayar bill kamar selama menginap)

8.      Tamu check out.

• Meminta kunci kamar dari tamu.
• Mengecek kamar apabila ada barang tamu yang tertinggal.
• Membantu tamu membawa tas/koper ke depan hotel.
• Menanyakan kesan-kesan selama tamu menginap dan meminta waktu untuk mengisi buku Guest Comment yang ada di Lobby maupun secara online di Trip Advisor.
• Mengucapkan terimakasih kepada tamu karena telah menginap di Villa Grasia.

9.      Setelah tamu check out.

• Merapikan bill-bill tamu yang sudah chek-out.
• Memeriksa kembali bahwa jumlah tamu yang cek out sudah sesuai di system.
• Memberikan semua bill tamu yang sudah check out beserta semua data pendukung ke Accounting untuk di proses lebih lanjut.

10.   Tamu Walk-In.

• Untuk tamu yang langsung ke hotel untuk meminta kamar ( Walk-In ), jika kamar tersedia maka negosiasi harus dilakukan secara private ( usahakan tidak ada tamu lain atau dilakukan pada saat melihat kamar bersama tamu ).
• Jika tamu walk-in menyetujui harga yang ditawarkan, maka harus melakukan pembayaran penuh baik secara tunai atau dengan kartu kredit.
• Setelah pembayaran, maka dilakukan prosedur-prosedur check in sesuai standard hotel.

TUGAS TAMBAHAN :

• Resepsionis yang bertugas setiap hari dalam shift 15.00 – 23.00 diberi tanggung-jawab untuk standby dan melakukan tugas Night Audit di system.
• Mematikan semua computer dan mengunci kantor depan.***

Read More