PROSEDUR OPERASIONAL BAGIAN RESERVASI

1.   ONLINE RESERVATION

• Perusahaan reservasi online yang bekerja sama dengan Villa Grasia saat ini adalah AGODA, ASIAROOMS.COM, BOOKING.COM, FASTBOOKING.COM, WOTIF.COM.

• Memeriksa reservasi yang masuk dari perusahaan ini melalui e-mail.

• E-mail yang masuk bisa berupa konfirmasi, perubahan reservasi yang sudah ada, serta pembatalan.

• Mencetak e-mail tersebut dan menyerahkan kepada Front Office untuk ditindak lanjuti dalam system.

• Mengontrol jumlah kamar yang dijual di masing-masing system perusahaan online dengan tujuan untuk memaksimalkan penjualan kamar.

• Menutup penjualan di system perusahaan online apabila seluruh kamar hotel sudah terjual ( fully booked )

• Membuka kembali penjualan kamar jika ada perubahan atau pembatalan.

• Jika e-mail yang masuk berupa tagihan komisi, maka e-mail tersebut diteruskan ke Accounting untuk tindak lanjut.

 2.     RESERVASI INDIVIDUAL

• Memeriksa e-mail permintaan kamar yang dikirim oleh tamu secara individual.

• Menjawab e-mail tersebut dan memberikan penawaran sesuai dengan permintaan.
• Melakukan tindak lanjut sampai mendapatkan konfirmasi final dari tamu.
• Mengirim formulir garansi kartu kredit untuk dilengkapi oleh tamu dan dikirim kembali ke hotel.
• Melakukan verifikasi untuk memastikan bahwa kartu kredit tersebut masih valid.
• Melengkapi formulir reservasi dan melampirkan semua korespondesi kemudian diserahkan ke Front Office untuk proses selanjutnya.

3.      RESERVASI DARI TRAVEL AGENT

• Memeriksa reservasi yang masuk melalui fax dan e-mail.
• Memeriksa apakah Travel Agent tersebut memiliki kontrak rate dengan Villa Grasia.
• Memeriksa apakah tipe kamar masih tersedia selama periode yang diminta dalam reservasi tersebut.
• Jika tersedia, maka segera membalas permintaan serta memberikan konfirmasi.
• Melengkapi formulir dan berkasnya diserahkan ke Front Office untuk proses selanjutnya.
• Jika Travel Agent tersebut tidak mempunyai kontrak rate dengan Villa Grasia, maka ditawarkan Publish Rate dengan komisi 10%, serta meminta pembayaran diselesaikan paling lambat 1 minggu ( low season ) dan 1 bulan ( high season )sebelum tamu tiba. Reservasi dinyatakan batal apabila pembayaran tidak diterima pada waktunya. Jika hal ini disetujui oleh agent tersebut, maka dilakukan proses reservasi seperti diatas.

 Semua reservasi yang telah kita terima membutuhkan cross cek ulang untuk menghindari adanya kesalahan atau kekhilafan yang terjadi saat kita memasukkan dalam system sehingga kita membutuhkan pengecekan ulang demi mendapatkan hasil yang lebih akurat dan terpercaya dan bisa dipertanggung jawabkan dalam menjalankan reservasi tersebut. 

Istilah-istilah yang kita temui dalam bagian reservasi sebagai berikut:

1. OTA ( online travel agent ) adalah travel agent yang melakukan reservasi kamar secara online tanpa membutuhkan email coresponden dan kita menerima reservasi yang sudah dikonfirmasi oleh OTA itu sendiri tanpa membutuhkan konfirmasi dari kita sebagai pihak hotel. Pihak hotel memiki member area di website induk dari travel agent tersebut guna memberikan penawaran yang up to date sehingga memudahkan pihak agent untuk bekerja tanpa harus melakukan kontak langsung dengan pihak hotel itu sendiri.
2. Offline Travel Agent adalah agent yang menawarkan hotel dengan mengirimkan email terlebih dahulu untuk mengecek ketersediaan kamar dan harga kamar tersebut (biasanya sudah memiliki kontrak rate dari hotel berdasarkan track record sebelumnya)
3. Allotment adalah penjatahan atau alokasi kamar, yang hal ini diberikan bagi travel agent online atau offline yang produktif guna untuk menghindari dari booking yang tertunda karena menunggu konfirmasi dari pihak hotel sehingga agent bisa menjual kamar sesuai dengan permintaan tamu dan langsung di konfirmasi atas dasar allotment. 
4. Contract rate adalah kontrak harga kamar yang diberikan kepada travel agent baik online atau offline sesuai dengan term dan kondisi ( High Season dan Low Season )

Dan semua keterangan lebih lanjut akan saya berikan di topik kita mendatang .............