- Mengucapkan salam setiap bertemu tamu ( usahakan untuk mengingat dan menyebut nama tamu ).
- Dengan ramah memberikan penjelasan kepada tamu apabila tamu meminta informasi.
- Memberikan pertolongan yang diminta oleh tamu seperti menyewa sepeda, menyewa alat snorkeling, dll., serta menuliskan hal-hal ini dalam Log Book.
- Menyediakan semua perlengkapan P3K ( Pertolongan Pertama Pada Kecelakaan ) yang sering diperlukan ketika tamu snorkeling seperti Betadine, Perban, Obat Tetes Mata, dll.
- Memberikan voucher internet gratis apabila diminta oleh tamu.
6.
Persiapan sebelum tamu check
out :
- Mempersiapkan transportasi apabila ada permintaan dari tamu.
- Mempersiapkan bill-bill tamu secara detail.
- Check harga kamar dan lama tamu menginap sudah sesuai.
- Meminta Housekeeping untuk check Mini Bar sebelum tamu meninggalkan kamar.
- Print bill tamu
- Berikan bill kepada tamu, sesuai dengan kamar tamu masing- masing beserta data pendukung seperti bill restaurant, spa, dll.
7. Pembayaran :
- Apabila pembayaran secara tunai dalam bentuk Rupiah harus di check secara detail di hadapan tamu.
- Apabila pembayaran dalam bentuk uang asing harus disesuaikan dengan kurs rupiah yang berlaku.
- Pembayaran secara kartu kredit maupun kartu debit, saat melakukan transaksi nominal uang dilihat secara detail supaya tidak terjadi kesalahan saat melakukan transaksi.
- Pembayaran secara city ledger, guest folionya di settle sesuai dengan nama Travel Agent yang membuat reservasi tamu tsb.
- Complimentary (tamu tidak membayar bill kamar selama menginap)
8. Tamu check out.
- Meminta kunci kamar dari tamu.
- Mengecek kamar apabila ada barang tamu yang tertinggal.
- Membantu tamu membawa tas/koper ke depan hotel.
- Menanyakan kesan-kesan selama tamu menginap dan meminta waktu untuk mengisi buku Guest Comment yang ada di Lobby maupun secara online di Trip Advisor.
- Mengucapkan terimakasih kepada tamu karena telah menginap di Villa Grasia.
9. Setelah tamu check out.
- Merapikan bill-bill tamu yang sudah chek-out.
- Memeriksa kembali bahwa jumlah tamu yang cek out sudah sesuai di system.
- Memberikan semua bill tamu yang sudah check out beserta semua data pendukung ke Accounting untuk di proses lebih lanjut.
10. Tamu
Walk-In.
- Untuk tamu yang langsung ke hotel untuk meminta kamar ( Walk-In ), jika kamar tersedia maka negosiasi harus dilakukan secara private ( usahakan tidak ada tamu lain atau dilakukan pada saat melihat kamar bersama tamu ).
- Jika tamu walk-in menyetujui harga yang ditawarkan, maka harus melakukan pembayaran penuh baik secara tunai atau dengan kartu kredit.
- Setelah pembayaran, maka dilakukan prosedur-prosedur check in sesuai standard hotel.
TUGAS TAMBAHAN :
- Resepsionis yang bertugas setiap hari dalam shift 15.00 – 23.00 diberi tanggung-jawab untuk standby dan melakukan tugas Night Audit di system.
- Mematikan semua computer dan mengunci kantor depan.***